comptabilité

Durée et forme de conservation des documents d'une entreprise

conservation des documents d'une entreprise

Durée et forme de conservation des documents d'une entreprise Suisse

 

Les documents d'une entreprise, qu'il s'agisse de documents comptables, fiscaux, bancaires ou administratifs, doivent être conservés.

Il est donc utile de connaître le délai légal ou conseillé de conservation des documents d'une entreprise ainsi que la forme de conservation souhaitable.

 

En effet, de plus en plus d'entreprises conservent et archivent leurs documents sous forme électronique. Cependant, certains d'entre eux doivent obligatoirement être conservés sous leur forme originale afin de préserver leur valeur légale.

Les délais relatifs à la conservation des documents varient selon leur domaine (comptable, fiscal, bancaire, etc.).

Pour les documents comptables, c'est par le Code des Obligations (CO) ainsi que l'ordonnance relative à la tenue et conservation des livres de comptes (Olico) que l'on trouve la source juridique.

La loi fédérale sur l'archivage ainsi que l'ordonnance relative à la loi sur l'archivage apporte quelques compléments.

 Délai légalForme 

Imprimés comptables

Pièces comptables, grand livre, journaux, balances, bilan, compte exploitation, rapport réviseur, etc.

10 ans après clôture du premier exerciceDocuments signés : forme originale
Autres documents : forme originale ou électronique

Imprimés fiscaux

Déclarations fiscales, décomptes tva, taxes, professionnelles communales, etc.

10 ans après clôture du premier exerciceForme originale

Imprimés bancaires

Relevés de comptes, ordres de virements,bordereaux de remises de chèques, etc.

10 ans après clôture du premier exerciceForme originale

Contrats

Contrat de prêt, contrat de leasing, contrat d'assurance, etc.

La loi ne fixe aucun délai
(fortement conseillé : au moins 10 ans)
Forme originale

Imprimés RH

Fiche salaire, certificat de salaire annuel, contrat de travail, données personnelles salarié, formulaire annonce aux institutions sociales et assurances, etc.

10 ans après clôture du premier exercice
(fortement conseillé : durée de la société)
Forme originale

Imprimés organisationnels

Statuts, procès verbal, rapport de gestion, registre des titres, etc.

La loi ne fixe aucun délai
(fortement conseillé : durée de la société)
Forme originale